Hur ser ett effektivt intranät ut i dagens digitala vardag?
Intranätet har länge varit ett viktigt verktyg för företag att kommunicera och samarbeta. Det har gjort det möjligt för företag att sprida information och hålla anställda uppdaterade om viktiga händelser, förändringar samt varit en samlingsplats för policys och andra viktiga dokument. Men med den snabba utvecklingen av teknologi och digitala verktyg, har intranätet fortfarande samma behov och syfte?
En av de största utmaningarna för intranätet är den ökande användningen av molntjänster och verktyg för kommunikation och samarbete. En bieffekt av att många företag idag använder verktyg som Microsoft Teams, Slack och Zoom för att kommunicera och samarbeta med sina anställda, är att det finns en risk att intranätet tappar sitt nyhetsvärde. Intranätet blir då en plats med låg relevans för den anställde.
En annan utmaning för intranätet är den ökande mobiliteten hos anställda. Många anställda jobbar idag från olika platser och behöver tillgång till information och verktyg, när som helst och var som helst. Detta kan göra det svårt för intranätet att hålla jämna steg med kraven på tillgänglighet och flexibilitet.
Företag behöver därför omvärdera sitt syfte med intranätet, vilka övergripande mål strävar vi efter? Behöver vi ens ett intranät? Svaret på den frågan är nog olika beroende på vad man lägger in i ordet intranät, men att tro att en Teams- eller Slackchatt helt ersätter behovet av intranät är att ta det ett steg för långt. Vi på Sublime tror det finns behov kvar, men vi behöver förtydliga intranätets ”nya” syfte. Är det att skapa kultur, förenkla och tideffektivisera eller förtydliga och strukturera? Förmodligen en kombination.
Pandemin tvingade oss alla att bli mer digitala och för många företag var det då Microsoft Teams eller liknande plattform verkligen sattes på prov. För vissa gick det bra, för andra har det varit, och är fortfarande, en utmaning. Idag är det sällan det tekniska som begränsar oss utan hur vi ska strukturera och administrera vår digitala plattform. Det faller tillbaka till de spelregler vi som företag vill sätta upp kring hur vi kommunicerar med varandra, och vilka processer vi följer. Verktygen ska sen hjälpa oss att förvekliga detta, men de är inte i sig själv lösningen.
Intranätet som en integrerad del av Teams
Microsoft Teams är för många företag idag det viktigaste verktyget för internkommunikation. Genom att låta Teams vara den digitala ingången till företaget kan vi skapa en relevant plattform - för alla. Teams unika möjlighet till integrering med andra Microsoft-produkter gör helheten till en svårslagen kombination. Möjligen är dess största nackdel just mängden lösningar och produkter – det blir lätt överväldigande. Här är därför några av de områden där vi gärna hjälper er.
Strukturera teams i Teams utifrån en företagsrelevant struktur
Olika typer av teams så som organisation, nätverk och projekt fyller olika syften och bör därför struktureras olika. Däremot bör t.ex. alla projekt följa samma grundmall för att skapa effektivisering och understödja satta processer.
Skapa en relevant och överskådlig SharePoint-sajt vars syfte blir att lyfta upp företagets viktigaste information och visa den direkt i Teams
Idag finns en uppsjö av färdiga mallar och designs att använda helt utan behov av kostsam utveckling. Via Microsoft Viva kan de också konfigureras att visas som startskärm i teams.
Flytta företagets filhantering till Teams (bakom kulisserna SharePoint) och strukturera upp detta med hjälp av metadata
Med en tydlig struktur och mallar kan dokument och filer automatisk taggas upp för att underlätta sökbarhet och relevans för alla i organisationen. Genom att underlätta skapandet av gemensamma dokument på rätt ställe får vi direkt fördel av Microsofts funktioner kring säkerhet, versionshantering och gemensam redigering.
Skapa tydliga spelregler kring kommunikation och hjälp till att förtydliga förväntningar på olika roller och ägandeskap
Genom några väl valda spelregler kan företaget skapa en balans mellan styrning och autonomi som bidrar till både kultur och effektivitet. Ett tydligt ägandeskap är avgörande eftersom strukturer lätt tummas på. Här blir livscykelperspektivet viktigt där både skapande, genomförande och inte minst avslut och arkivering behöver tydliggöras.
Se till att utnyttja möjligheterna att personifiera användarupplevelsen
Individen måste känna att innehållet är relevant just för dem. Det finns flera smarta funktioner för detta som ni som företag kan utnyttja för att skapa personifierade användargränssnitt och arbetsflöden.
Tidsplan och kommunikation kring förändringar i internkommunikation
För att lyckas skapa bestående och positiv förändring behöver de anställda vara med på tåget. Det handlar inte om att slå på stora trumma i hur fantastiskt ett intranät kan vara, utan förklara ”what’s in it for me?”. Man måste också skapa en implementationsprocess som är så smidig som möjligt.
